第一章 总 则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），结合学院实际，制定本实施细则。
第二条 公文是我院党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第三条 学院办公室是我院党政公文处理的管理机构，并负责指导和督促检查院内各单位（部门）的公文处理工作。
第四条 各单位（部门）的负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位（部门）公文处理工作的领导和督查，同时应配备专（兼）职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 适用我院常用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
第七条 公文排版装订要求：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。公文首页必须显示正文，正文一般用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
第四章 行文规则
第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第九条 学院对外行文实行统一管理，各部门不得自行对外正式行文。学院职能部门职权范围内的工作如需要正式行文，可由学院或办公室转发。
第十条 上报学院公文事项如涉及学校多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职责范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，不必向学院行文。
第十一条 “请示”应当一文一事，“报告”不得夹带请示事项。
第十二条 除学院领导直接交办的事项外，不得以部门或单位的名义直接向学院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。部门或单位负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。
第五章 发文办理
第十三条 以学院名义发文的办理程序：
承办部门负责撰稿（附电子稿）——办公室核稿——分管领导审核——领导会签（根据需要）——院领导签发——办公室登记、编号——文印室编排——撰稿部门校对——文印室缮印——办公室和主办部门共同复核——加盖公章——装订——办公室和主办部门分发或呈送。
第十四条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（七）单位或部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十五条 核稿
（一）凡以学院名义发出的公文，文稿经部门负责人审核检查及有关单位会签后，应送学院办公室核稿。办公室需从内容和格式两方面对公文进行核稿。
（二）核稿的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则的有关规定。
（三）核稿时，对不符合要求的公文，可将文稿退回拟稿单位修改、补充材料或直接予以修改。属原则性的问题或具体业务问题的修改，应附上具体修改意见退交拟稿部门修改，对改动较大的文稿，应由拟稿部门誊写清楚。
第十六条 审核
分管领导负责对公文进行审核。审核的重点内容是：公文是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其它有关规定，是否完整、准确地体现发文单位的意图，是否具有必要性和可操作性。
第十七条 签发
（一）以学院名义上送和下发的公文，须经主要负责人或主持工作的负责人审批签发。
（二）上行公文由主要领导签发；下行公文或平行公文由主要领导或分管领导签发；联合发文，须经所有联署单位的领导人会签。
第十八条 编号 登记
办公室机要干事对领导签发后的文稿，应按文书处理的有关要求进行编号登记。
第十九条 印制 用印
（一）经领导人签发的公文即可付印。
（二）学院公文由院办公室文印室承印。印制公文应当做到准确、及时、规范、保密。
（三）公文校对由拟稿人或主办单位承担。
（四）印制的公文经办公室和拟文单位检查无误后，方可加盖公章。用印要清楚、规范。
第二十条 分发或上送
（一）需发送同级单位和上报上级主管部门的，按有关规定在24小时之内处理完毕。
（二）院办公室综合科工作人员或拟稿单位文书管理人员负责在1个半工作日内分发完文件，并及时在文件分发单上注明文件发送情况，交发文单位机要工作人员存档备查。
（三）根据使用情况，院内发文（保密文件除外）由院办公室上传办公自动化平台，各单位（部门）通过此平台下载、传阅并留存。
第六章 收文办理
第二十一条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、承办、催办等程序。
第二十二条 上级来文由学院办公室登记编号，制作公文阅办单，提出拟办意见，送分管领导批示，并转交给承办部门或个人承办。院内任何部门收到上级正式公文或外出开会带回正式公文，必须送学院办公室登记办理，不得直接签批或传阅。
第二十三条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回学院办公室，并说明理由。
第二十四条 公文办理中如遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如果有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以由主办部门提出明确意见后由办公室上报院领导裁定或通过会议决定。
第二十五条 审批和传阅公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有审批事项的，圈阅表示已阅知。
第二十六条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，学院办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
第七章 公文管理
第二十七条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。
第二十八条 院内相关部门合并时，全部公文应随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案馆。
第二十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十条 凡学院发送的公文，各部门都要有专人签收或及时从校园网上下载登记后交部门领导签阅，并做好督办和存档工作。机要文件要定期清退、集中办公室统一销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门的院内文件要妥善保存。
第三十一条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。
第三十二条 上级机关的公文，除涉密或注明不准翻印的以外，经主管领导同意，学院办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。
第八章 学院公文标识
第三十三条 根据学院实际，我院日常使用的发文机关标识公文共7大类13种：
（一）中共湖北工业职业技术学院委员会文件：
1.上行文：湖工职文[ ] 号，签发人：
2.下行文：湖工职发[ ] 号。
（二）中共湖北工业职业技术学院委员会办公室文件：
下行文 ：湖工职办发[ ] 号。
（三）湖北工业职业技术学院文件：
1.上行文：湖工职院文[ ] 号，签发人：
2.下行文：
(1)湖工职院发[ ] 号。
(2)湖工职院教[ ] 号。用于学院内教学、科研管理一般性公文。
(3)湖工职院人[ ] 号。用于学院职称聘任、师资队伍建设等一般性公文。
（4）学处[ ] 号。用于通报处理学生违纪违规行为等一般性公文。
（四）湖北工业职业技术学院办公室文件：
下行文：湖工职院办[ ] 号。
（五）平行文：湖工职院函[ ] 号,一般情况下用“湖北工业职业技术学院”文头，个别情况用“湖北工业职业技术学院文件”文头。
（六）会议纪要：
1.党委会议纪要；
2.院长办公会议纪要；
3.专题会议纪要。
（七）中共湖北工业职业技术学院委员会党委工作部（组织部）文件：仅限于学院内副科级及以下干部任职和组织发展方面的内部行文。
（八）湖北工业职业技术学院校企合作委员会文件
1.上行文：湖工职校企文[ ] 号，签发人：
2.下行文：湖工职校企发[ ] 号。
第三十四条 未编文号但以学院和办公室名义印发的公文具有同等效力。
第九章 附则
第三十五条 本办法自2014年11月6日起施行。
（2014年11月6日印发）
